Pemanfaatan Sistem Informasi di Industri Kelapa Sawit Indonesia, ERP-kah yang Anda pakai?

with No Comments
Sebuah advertorial, David Simanungkalit, praktisi sistem informasi

Tulisan ini disusun sebagai … anggaplah oleh-oleh kecil setelah penulis menjadi tamu di acara Koferensi ke-12 GAPKI – Gabungan Pengusaha Kelapa Sawit Indonesia- wadah para pengusaha perkebunan kelapa sawit dan stake holder CPO di Indonesia, di Nusa Dua, Bali, 23-25 November 2016 yang lalu. Banyak pembicara berkualitas hadir di acara yang diberi judul “12th Indonesian Palm Oil Conference and 2017 Price Outlook”, dan sub-tema “Palm Oil Development: Harmonizing Market, Society and the State” ini. Acara nya pun ramai dan meriah, apalagi … saat ini kan harga CPO sedang dalam trend positif, per 15 Desember 2016 CIF Rotterdam USD 785/metrik ton (Sumber: GAPKI).

cift-roof

Tapi, di dalam tulisan ini, penulis hanya mau fokus ke bagian kecil saja, yang memang terkait kompetensi kami … yaitu sistem informasi.

Saat ini, penggunaan sistem informasi di berbagai industri di Indonesia sudah menjadi kebutuhan pokok dalam menghadapi persaingan lokal dan global. Berbagai vendor baik lokal, maupun internasional berlomba menawarkan solusinya untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi di pasar Indonesia.

Bagaimana dengan industri kelapa sawit? Sebagai pemasok devisa terbesar dari sektor non-migas dan sebagai produsen CPO terbesar di dunia, penggunaan sistem informasi pada industri ini sangat mutlak dibutuhkan juga, dalam rangka menjamin ketersediaan dan mutu CPO yang akan diperdagangkan baik di pasar lokal maupun internasional, ditambah lagi keterkaian dengan ISPO dan RSPO, sistem informasi yang khususnya terkait sejarah dan perlakuan terhadap lahan mutlak diperlukan.

Di Indonesia sendiri banyak vendor (atau pengembang) sistem informasi yang mulai masuk ke industri ini, mulai dari global yang pada umumnya berbasis di Eropa dan Amerika, vendor dari negara-negara penghasil CPO seperti India atau Malaysia dan juga vendor lokal Indonesia sendiri yang tidak mau kalah menggarap peluang ini.

Harga software mahal, tetapi salah konsep

Dari beberapa studi kasus yang kami lakukan, menggunakan vendor global/internasional untuk membangun sistem informasi tidaklah semudah yang dibayangkan. Selain harga perangkat lunak yang relatif mahal, kurangnya pemahaman vendor tentang bisnis proses di industri kelapa sawit dan peraturan-peraturan yang berlaku di Indonesia menjadi kendala yang cukup signifikan. Dan untuk menyiasatinya, ada kalanya bisnis proses “dibelokkan atau dipaksakan” mengikuti alur yang sudah tersedia pada sistem informasi yang ada. Ambil satu contoh misalnya, (1) pencatatan persediaan bibit ke dalam modul inventory atau stok yang secara konsep sudah salah besar, karena sebenarnya bibit itu bukan inventory atau stok. (2) Kendala lain yang tidak kalah krusial adalah ketersediaan layanan dukungan yang handal dan cepat dalam masa implementasi dan saat sudah opeasional. Keberadaan vendor yang berada di luar negeri cenderung menyulitkan karena tidak akan mampu memberikan dukungan pelayanan yang cepat, belum lagi perbedaan bahasa khususnya bagi karyawan kebun yang umumnya kurang menguasai bahasa Inggris.

Nah … keberadaan vendor lokal diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang muncul dengan vendor global, dan dalam 5 tahun terakhir ini – tanpa harus menyebut mereknya – banyak bermunculan sistem informasi perkebunan kelapa sawit karya anak bangsa di pasaran.

Namun sayangnya, kecakapan, kelengkapan dan kecanggihan di bagian proses kurang didukung oleh kecakapan teknis sistem apikasi komputernya. Hampir semuanya meng-klaim produknya sebagai ERP – Enterprise Resource Planning Perkebunan Kelapa Sawit. Apa yang diklaim sebagai produk ERP itu, untuk perkebunan tidak lebih dari sekedar metode komputerisasi pencatatan, yang tadinya berbasis kertas, sekarang menjadi berbasis komputer. Akibatnya sistem informasi tersebut menjadi sesuatu yang kaku, sulit untuk digunakan dan tidak mampu mengikuti perkembangan kebutuhan industri kelapa sawit pada umumnya.

Proses terintegrasi dan terpusat acap kali menjadi fokus dalam jargon ERP, namunsi vendor atau pengembang aplikasi melupakan bagaimana mencapai integrasi tersebut. Kemudahan pengoperasian, baik dari sisi tampilan antar-muka (user interface) maupun keselarasan bisnis proses serta kehandalan performa perlu menjadi pertimbangan dalam memilih ERP untuk perusahaan Anda. Dalam beberapa kasus, pengguna menu gudang diminta atau bahkan dipaksa menguasai nomor akun (account code) dalam pencatatan transaksi barang, artinya sistem yang Anda miliki hanya memindahkan atau menyebarkan tugas pencatatan akuntansi ke bagian yang memiliki transaksi. ERP yang baik dan betul, seharusnya memberikan keleluasaan setiap bidang menggunakan “kosa-kata” yang mereka kuasai tanpa harus memahami “bahasa akuntansi”, dan tugas translasi ini, menerjemahkan bahasa pemakaian barang menjadi bahasa akuntansi, sudah seharusnya menjadi tugas perangkat lunak ERP tersebut. Paham maksud penulis kan?

Kaku dan kurang fleksibel

Kelemahan lain yang sering ditemukan, sistem yang dimiliki tidak mampu menyesuaikan perubahan tanpa melewati proses pengubahan pemograman terutama yang bersifat formulasi atau rumus misalnya penetapan perhitungan premi panen. Sistem yang baik seharusnya memberi keleluasaan bagi penggunanya untuk menentukan sendiri formula atau rumus perhitungan yang sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan tanpa harus tergantung pada vendor. Formula itu harus configurable, bukan “hard-coded” di dalam software.

Hal kecil lain yang sering luput dari perhatian namun sering membuat masalah besar dalam penggunaan sistem adalah fitur pencarian atau filter data. Umumnya, para pengembang aplikasi hanya menyediakan sebagian dari kolom data untuk fitur pencarian dan biasanya juga, fitur pencarian tidak dilengkapi kemampuan untuk menggabungkan beberapa parameter pencarian serta filter menggunakan rentang data. Bayangkan jika fitur kecil ini tidak ada dan data yang tersedia sudah mencapai 3 tahun atau 5 tahun, kesulitan pencarian mulai muncul. Proses query atau data-mining mengalami masalah, lambat atau parahnya … tidak akurat.

Harus multi-currency, lebih bagus lagi mampu paralel currency

Dari kacamata tantangan global, ERP pendukung industri kelapa sawit haruslah dilengkapi dengan kemampuan pencatatan transaksi dalam beberapa mata uang (multi-currency) dan bahkan saat ini, karena pemodal asing sudah semakin banyak yang masuk dalam industri ini, kemampuan pencatatan dalam 2 (dua) mata uang secara paralel (parallel-currency) menjadi kebutuhan untuk memudahkan pelaporan dalam mata uang asing. Jika visi Anda menjadikan perusahan sawit berskala global, pastikan kedua fitur ini terdapat pada sistem ERP yang Anda miliki.

Mari kita lihat kembali sistem informasi yang Anda miliki, apakah masih mengalami beberapa masalah di atas? Jika iya, kemungkinan besar, sistem yang Anda miliki bukanlah sebuah ERP yang sesungguhnya. Mungkin itu hanya sebuah aplikasi akuntansi yang dipaksakan menjalankan proses di industri sawit yang sedemikian rumit. Kalau bahasa anak sekarang, ERP abal-abal …

Apakah pelaku industri kelapa sawit di Indonesia tidak punya pilihan untuk kebutuhan ERP nya?

treeS Applications

Haluan Nusantara (www.haluansoft.com) memberikan pilihan yang mengakomodasi seluruh kebutuhan sistem informasi pada industri kelapa sawit dengan fitur ERP yang sesungguhnya. treeS Applications, adalah ERP yang didesain khusus untuk industri perkebunan kelapa sawit dilengkapi dengan fitur-fitur yang melampaui apa yang pasar inginkan dari sebuah sistem informasi.

treeS Application memberikan pengalaman baru untuk Anda dalam mengelola perkebunan kelapa sawit dari hulu sampai hilir. Didukung dengan teknologi antar-muka berbasis web yang menarik dan memudahkan pengguna aplikasi untuk berinteraksi dengan sistem, menjadikan treeS Application pilihan yang tepat bagi Anda pelaku industri kelapa sawit dari skala kecil, menengah maupun global.

Beberapa fitur unggulan yang ditawarkan treeS Applications

Multi-dimensional Chart of Account (CoA). Manajemen CoA (akun prakiraan / nomor akun) menjadi lebih mudah, rapi dan menyenangkan. Kini tim akuntansi Anda tidak lagi dipusingkan dengan mata akun yang panjang dan rumit.

Independent data definition. Setiap bidang memiliki kosa-katanya sendiri, tidak perlu memahami nomor akun untuk melakukan transaksi.

Intelligent Posting Control. Posting Control berfungsi menjadi “mesin” pembuat jurnal transaksi. Konversi data dari transaksi non-akuntansi menjadi transaksi akuntansi yang canggih, mudah dan valid. Sekaligus dapat meminimalisasi jurnal manual dan koreksi akibat entry jurnal oleh user yang tidak paham akuntansi.

Kemudahan pencarian data dengan filter yang dinamis. Anda dapat menggunakan seluruh kolom yang tersedia untuk membantu Anda mencari data yang spesifik. Atau kalau perlu, dapat ditarik ke spreadsheet atau ke PDF untuk pengolahan data lebih lanjut.

Business Intelligence yang terintegrasi. Fitur pelaporan yang mutakhir untuk keperluan manajemen dan eksekutif khususnya dalam pengambilan keputusan. Memudahkan Anda melihat data historis, melakukan komparasi data, atau melihat ukuran kinerja dalam satu data yang tersaji dalam tampilan grafis yang interaktif.

User Defineable Reports, memungkinkan Anda membuat atau mengubah laporan yang dibutuhkan tanpa harus tergantung kepada vendor. Ada fasilitasnya.

User Defineable Formula, memberikan Anda pengalaman baru dalam membentuk formula perhitungan secara mandiri layaknya menggunakan spreadsheet. Tidak perlu tergantung kepada vendor apabila ada formula baru yang perlu disesuaikan.