Manajemen Pengadaan Barang & Jasa Terpusat Mengelola Rencana, Realisasi Dan Transparansi

with No Comments

Studi Kasus di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit

David Simanungkalit, praktisi sistem informasi

Businessman Hands on a Rustic Wooden Table with laptop Computer a Cup of Coffee. and credit card good photo

Proses pengadaan barang dan jasa sering kali menjadi gerbang kebocoran penggunaan anggaran akibat sulitnya melakukan kontrol, khususnya bagi perusahaan yang memiliki area terdistribusi dan adakalanya terpencil, seperti yang terjadi pada industri perkebunan kelapa sawit. Banyaknya permintaan mulai dari hal kecil seperti paku, sampai keperluan yang bersifat vital seperti pupuk atau pembasmi hama membutuhkan manajemen data dan kontrol yang kuat agar proses pengadaan mulai dari permintaan barang hingga pembayaran dapat terlaksana dengan baik.

Proses persetujuan pembelian pun tidak kalah peliknya jika memiliki area terdistribusi seperti di industri perkebunan. Perbedaan jenis dan atau harga barang mungkin akan membutuhkan jenjang persetujuan yang berbeda, ada yang cukup disetujui sampai manajer setempat, dan ada yang perlu persetujuan hingga tingkat direksi di kantor pusat atau bahkan di perusahaan induk (holding company).

Consolidated Purchase Requisition & Purchase Order

Di dalam sistem aplikasi ERP – Enterprise Resource Planning, proses pengadaan terbagi menjadi 2, yakni proses “permintaan pembelian” (purchase requisition- PR) dan proses perinta pembelian (purchase order -PO). Dalam proses pembuatan permintaan pembelian (PR) adakalanya permintaan barang atau jasa dari seluruh area (cabang, atau anak perusahaan) perlu dikonsolidasi terlebih dahulu di kantor pusat, agar permintaan pembelian barang/jasa yang sama dapat dikumpulkan terlebih dahulu. Dengan memperoleh jumlah yang lebih besar, dapat diharapkan mendapatkan posisi tawar yang lebih baik sebagai pembeli. Namun mekanisme konsolidasi ini akan sulit dilakukan jika tidak ada keseragaman kodifikasi data pada keseluruhan unit yang meliputi data penyalur/penjual barang dan jasa serta tentunya barang dan jasa tersebut.

Setelah konsolidasi permintaan pembelian dapat dikelola dengan baik, tentunya jangan lupakan proses tender atau permintaan penawaran (ke beberapa pemasok) agar kita mendapatkan harga, kualitas terbaik, dan lokasi dan waktu pengiriman yang paling tepat. Ini bisa menjadi pembahasan yang panjang pula, tetapi kita sepakati akan ditulis terpisah.

Memonitor Pelaksanaan Pembelian

Bagaimana jika tidak ada satu penyedia barang atau jasa yang menyanggupi seluruh jumlah yang diminta? Artinya kita harus memecah PO ke beberapa pemasok barang (atau jasa) dengan harga yang kemungkinan besar berbeda? Jangan lupa menyertakan syarat dan ketentuan yang disepakati seperti tipe, harga, termin, dll. Bagaimana jika pemasok masih belum dapat memenuhi seluruh total permintaan? Jangan diabaikan atau dianggap remeh! Sebaiknya Anda tetap memantau jumlah barang yang belum terbeli dari total permintaan, agar dapat dicarikan alternatif barang ataupun penyedia barang baru.

Jika sudah memesan atau membeli lalu apa? Manajemen penerimaan barang atau jasa adalah langkah berikutnya. Hal ini penting untuk mengawasi mutu barang atau jasa yang disampaikan sesuai dengan standar mutu yang kita inginkan. Adakalanya pesanan kita dikirimkan bertahap (partially received), adapula yang perlu melewati uji mutu. Berapa yang datang, berapa yang diterima, berapa yang rusak atau dikembalikan, semua haruslah tercatat dan terdokumentasi dengan baik di dalam sistem aplikasi agar kita tidak dirugikan atas pengakuan penerimaan yang salah karena di titik penerimaan barang inilah kebocoran biasanya terjadi. Kesalahan pengakuan penerimaan menyebabkan kesalahan pengakuan hutang dari sisi akuntansi dan kesalahan penambahan stok dari sisi persediaan. Imbasnya perusahaan merugi dan rencana penggunaan material menjadi salah. Nah … berat kan konsekuensinya!

Kaitan Penerimaan dengan Administrasi Hutang dan Pajak

Manajemen penerimaan juga terkait erat dengan manajemen hutang dan pajak, karena secara disaat kita sudah mengakui penerimaan, saat itu juga kita sudah memiliki hutang, baik itu yang sudah ditagih (Invoiced Accout Payable) ataupun yang belum ditagih (Uninvoiced/Unbilled Account Payable). Berapa besar hutang kita? Tentunya sebesar penerimaan yang sudah kita akui. Bagaimana jika barang yang kita beli dalam mata uang asing? Dari kacamata sistem aplikasi, nilai hutang sebaiknya tercatat dalam 2 (dua) mata uang, yang pertama dalam “mata uang transaksi” dan yang kedua dalam “mata uang (IDR), sehingga kita tidak kehilangan riwayat hutang dalam mata uang aslinya. Hal ini penting untuk menjadi referensi saat pembayaran, jangan sampai kita kehilangan informasi nominal hutang aslinya karena potensi pergerakan kurs sangat besar. Demikian juga dengan nilai pajaknya, sebaiknya juga tercatat dalam 2(dua) mata uang sesuai besaran transaksi dan mata uang based-currency (seluruh perusahaan di wilayah hukum NKRI biasanya menggunakan Rupiah). Dan jangan lupa! Indonesia menganut perbedaan kurs transaksi jual beli (commercial exchage rate) dengan kurs pajak (tax exchange rate) sehingga dalam pencatatan akuntansi perlu ada penyesuaian pada sisi mata uang basis akuntansi (IDR) agar seimbang. Penyesuaian ini biasanya dicatatkan dalam mata akun laba/rugi selisih kurs.

Manajemen pembayaran hutang tidak kalah pentingnya dalam proses pengadaan barang atau jasa. Kepada siapa, berapa besar, kapan jatuh tempo pembayaran adalah sebagian hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen pembayaran. Manajemen persetujuan pembayaran juga wajib ada untuk menghindari memungkinkan kasir atau juru bayar melakukan eksekusi pembayaran tanpa adanya persetujuan. Atau dalam kasus yang lebih ekstrim, juru bayar mempunyai kesepakatan dengan pihak penagih untuk mendahulukan pembayaran dengan imbalan. Nah lho!

Berapa dan kapan hutang harus dibayar juga menjadi perhatian penting terutama dalam kacamata arus kas perusahaan. Apakah dana yang tersedia mencukupi, apakah akan ada sanksi yang dikenakan jika terlambat, apakah boleh dibayar secara parsial adalah sebagian dari proses manajemen pembayaran. Untuk kasus hutang dalam mata uang asing berapa kurs yang akan digunakan jika harus membayar dalam mata uang asing. Bagaimana jika nilai tukar (kurs mata uang) saat bayar berbeda dengan saat penagihan? Secara akuntansi, hal ini juga harus dicatatkan dalam mata akun laba/rugi selisih kurs.

Sesuai peraturan perpajakan di Indonesia saat ini, sebagai pembeli kita juga diwajibkan melaporkan besaran pajak serta nomor faktur pajak masukan dari seluruh tagihan atas pembelian yang sudah dilakukan. Artinya, selain besaran pajak, kita juga harus mencatat nomor faktur yang diberikan oleh penyedia barang atau jasa kepada kita. Jangan pernah menerima tagihan yang mengandung pajak namun tidak disertai faktur pajak yang sah. Hal ini untuk menghindari kesulitan dari sisi perpajakan di kemudian hari.

Sistem Informasi Menjadi Enabler

Bisa dibayangkan kerumitan dan kesulitan yang dihadapi jika keseluruhan proses ini tersebar di beberapa area dan sulit dijangkau dari kantor pusat. Peranan teknologi informasi tentunya sangat diperlukan untuk dapat mengatur dan mengawasi keseluruhan proses. Namun bukankah teknologi informasi itu mahal dan butuh infrastruktur yang memadai untuk dapat diakses dari lokasi kebun yang berada di tempat terpencil? Siapa bilang? Jangan percaya begitu saja, sebelum berdiskusi dengan kami.

PT Haluan Nusantara (www.haluansoft.com) adalah salah satu penyedia layanan teknologi informasi di Indonesia telah menghadirkan treeS Applications yang memang dirancang khusus untuk industri perkebunan khususnya kelapa sawit. Dengan treeS Application, pengelolaan transaksi pengadaan akan menjadi lebih mudah bahkan menyenangkan.

treeS Applications mampu menyelaraskan data barang, penyedia barang atau jasa untuk digunakan bersama-sama oleh seluruh unit yang tersebar di manapun. Dengan manajemen akses serta persetujuan, proses permintaan akan melalui tahapan persetujuan oleh orang yang tepat sesuai dengan jenis dan nominal harga yang akan dibeli. Proses konsolidasi seluruh permintaan pembelian dimungkinkan dengan treeS Applications dan penggabungan ke dalam satu atau lebih Purchase Order untuk mendapatkan posisi tawar harga yang lebih baik. Catatan riwayat harga per barang per supplier untuk mendapatkan penawaran terbaik ada di dalam treeS. Fasilitasan pemantauan pemintaan yang belum terpenuhi seluruhnya, berapa lagi yang belum terbeli, siapa yang bertanggung jawab atas pembelian, seluruhnya juga ada dalam aplikasi treeS.

Terintegrasi dengan pencatatan akuntansi dan keuangan, treeS Applications menghilangkan kesalahan pencatatan akuntansi baik dari sisi mata akun atau nominal hutang, pajak, bahkan nilai tukar yang juga akan memperhitungkan laba rugi atas selisih kurs komersial dan pajak atau laba rugi selisih kurs yang muncul akibat perbedaan kurs saat penagihan dan pembayaran.
Otorisasi pembayaran berdasarkan nominal hutang yang akan dibayar dapat memperkecil kemungkinan kebocoran dari sisi pembayaran. Integrasi secara elektronik dengan sistem pembayaran bank di mana rekening Anda berada, untuk menghemat waktu mengantri di teller juga ada. Pokoknya semuanya dalam satu aplikasi!

treeS juga dilengkapi dengan modul pelaporan pajak e-SPT untuk memudahkan Anda melaporkan seluruh pajak masukan atas pembelian yang sudah dilakukan dalam satu periode. Tidak perlu lagi pusing melakukan rekapitulasi faktur pajak saat pelaporan.
Kesimpulannya? manajemen pengadaan barang dan jasa, kini lebih mudah dan menyenangkan dengan treeS Applications. Percaya donk …